يجتمع المجلس العلمي في دورة عادية ثلاث (03) مرات في السنة: بداية العام، وفي نهاية الفصل الدراسي الأول، وفي نهاية الفصل الثاني. كما يمكن أن يجتمع في جلسة غير عادية بدعوة من رئيسه أو بناء على طلب ثلثي (2/3) الأعضاء، أو إذا رأى رئيسه أنها ضرورية حسب الحالة.

يتم دعوة الأعضاء للاجتماع عن طريق إرسال خطابات الدعوة، مضاف إليها إذا لزم الأمر مكالمات هاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية قبل خمسة عشر (15) يومًا من الجلسات العادية ويومين (02) على الأكثر للجلسات غير العادية.

يسجل مدير الشؤون الادارية محاضر الاجتماعات التي يجب أن يوقعها جميع الأعضاء الحاضرين.

تتخذ قرارات المجلس العلمي بالإجماع. ويتم إجراء التصويت بشكل استثنائي فقط في حالة الوصول إلى طريق مسدود، وفي هذه الحالة يتم اتخاذ القرار إذا وافق ثلثا (2/3) الأعضاء، وفي حال عدم اكتمال هذا العدد يتم عقد جولة ثانية ويتم اتخاذ القرار بالأغلبية البسيطة.

ويتم الوصول إلى النصاب القانوني في حالة حضور ثمانية (8) أعضاء.